Ouderraad > Taken Commissies

Voor het organiseren van activiteiten buiten het lesprogramma om (zoals sportdag, schoolreisje, carnaval, sinterklaas, kinderboekenweek etc.) stelt de Ouderraad commissies in.

Commissies bestaan uit teamleden en ouders. In elke commissie zitten twee zogenaamde “kartrekkers”. De kartrekker (afgevaardigde van de ouders) is verantwoordelijk voor het budget. De kartrekker (afgevaardigede van de leerkrachten) is verantwoordelijk voor de organisatie. De vergaderingen van de commissies zijn vaak overdag, soms is ’s avonds vergaderen ook mogelijk. Aan het begin van het schooljaar kunnen alle ouders zich aanmelden voor commissies door middel van het digitale inschrijfformulier.

In september/oktober worden de commissies gevormd. De sinterklaascommissie en de kinderboekenweek vormen een uitzondering, deze commissies starten met de ouders van het voorgaande jaar. In de commissies wordt een optimale verdeling van zowel onder-, midden- en bovenbouw als jaarklas-Montessori nagestreefd.

De twee kartrekkers organiseren in overleg de startbijeenkomst van de commissie. Het is niet de bedoeling dat de ouders of de leerkrachten al starten voordat er gezamenlijk overleg is geweest. Om activiteiten te kunnen organiseren, starten commissies enkele weken (soms maanden) van tevoren. Het is van belang dat van iedere commissievergadering een verslag wordt gemaakt. Wie dit maakt, wordt in de commissie overlegd. Verslagen van commissievergaderingen worden ter informatie op sharepoint in de map van de betreffende commissie geplaatst.

De commissieleden (ook de leerkracht) zijn aanwezig tijdens de door hen georganiseerde activiteit of dat nu het schoolreisje, de sportdag of het kerstdiner is. Van alle activiteiten is (als het goed is) een draaiboek aanwezig. Dit draaiboek is van belang omdat daarin de evaluaties van voorgaande jaren zijn verwerkt. Activiteiten worden georganiseerd op basis van de evaluatie van voorgaande jaren. Alle commissies werken onder eindverantwoordelijkheid van de OR en school (zie ook het reglement van de Ouderraad). Besluiten dienen dus altijd vooraf besproken te worden met de OR. In de meeste commissies zal een lid van de OR actief zijn. Als dat niet het geval is, dient de secretaris van de OR geïnformeerd te worden zodat hij/zij voor de terugkoppeling kan zorgen. Mail naar: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Het is niet de bedoeling dat commissies zichzelf elk jaar overtreffen. “Minder is soms meer!" De “opdracht” die een commissie heeft meegekregen (het organiseren van een activiteit), moet altijd binnen de commissie tot een goed einde worden gebracht. Problemen zijn er om opgelost te worden! Als dat binnen de commissie niet lukt, zijn ouders altijd welkom bij de Ouderraad (coördinator commissies of secretaris) en kunnen leerkrachten naar de directeur van de school.

Financiën

De financiën van de Ouderraad bestaan uit de vrijwillige ouderbijdragen. Aan het begin van het jaar wordt de begroting voor iedere commissie voor het komende schooljaar vastgesteld. De commissie is namens de OR verantwoordelijk voor de besteding van het budget van de activiteit. Voor iedere activiteit is een bepaald bedrag begroot. Dit geld mag volledig gebruikt worden maar vooraf moet een bestedingsbegroting gemaakt worden. Deze begroting is voor de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. van de OR (en voor het draaiboek).

Wanneer een tekort wordt voorzien, neemt de commissie contact op met de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Per commissie wordt een OR lid of ouder aangewezen die voor de financiën verantwoordelijk is (geld beheren, bonnen verzamelen e.d.). Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat commissieleden (leerkrachten of ouders) afzonderlijk declareren. De penningmeester van de Ouderraad kan desgevraagd hulp bieden.