Reglement OR

1 Doelstelling Ouderraad

  1. het (mede) organiseren en financieren van activiteiten buiten het reguliere lesprogramma
  2. het functioneren als platform voor bespreking van praktische zaken die de leerlingen aangaan (waaronder: signalen opvangen en verder brengen)
  3. het instellen van commissies voor te organiseren activiteiten

2 Samenstelling

De OR bestaat uit een Dagelijks Bestuur (DB) en een representatieve afvaardiging van 9 ouders/verzorgers (leden) namens de verschillende bouwen en stromen, aangevuld met een vast lid van het team. (de samenstelling is als bijlage bij dit reglement opgenomen en wordt jaarlijks bijgesteld door het DB in overleg met het teamlid) Het Dagelijks Bestuur bestaat uit:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester

3 Hoe komt Ouderraad tot stand

3.1 Leden

  1. Deze functie kent een zittingstermijn van één schooljaar.
  2. Jaarlijks in de laatste vergadering wordt aan de zittende leden gevraagd of zij het daarop volgend schooljaar nog in de OR willen blijven (continuïteit) en zo ja, voor welke bouw. Wanneer voor een bouw te veel kandidaten zijn, wordt in overleg met de betrokkenen en het DB besloten wie in de OR gaat plaatsnemen.
    De chronologische criteria daarbij zijn:
     - Stroom (Montessori of Jaarklas)
     - Functioneren
     - Aantal jaren dat de kandidaat al zitting heeft in de OR (minder jaren zitting gaat voor meer jaren zitting)
  3. Het uitgangspunt is dat jaarlijks minimaal 25% van de OR-leden aftreedt.
  4. In de eerste of tweede week van het schooljaar worden de vacatures bekendgemaakt.
    Bij meerdere kandidaten voor één vacature wordt eveneens gekeken naar de hierboven genoemde criteria (muv functioneren). Wanneer dit niet tot een keuze leidt, wordt er geloot (art.3.3).

3.2 Dagelijks bestuur

  1. Deze functies kennen een zittingstermijn van maximaal drie jaar, met de mogelijkheid deze (in principe) eenmalig met dezelfde duur te verlengen. *
  2. De functies worden vervuld door een ouder/verzorger.
  3. Aftreden gebeurt volgens een rooster zodat niet twee leden met functie tegelijk aftredend zijn.
  4. In de eerste of tweede schoolweek van het nieuwe schooljaar worden de vacatures bekend gemaakt.
  5. Met kandidaten wordt een gesprek gevoerd waarbij de criteria voor de functie leidend zijn (de criteria zijn als bijlage bij dit reglement opgenomen en kunnen door het DB worden bijgesteld).
  6. Bij meerdere geschikte kandidaten voor één vacature wordt geloot (art 3.3).

3.3 Loting

  1. De namen van betrokken kandidaten worden opgeschreven op identieke formulieren. In bijzijn van alle kandidaten zal de voorzitter van de OR of indien het zijn/haar functie betreft de secretaris, één van de formulieren ‘trekken’. De naam van de kandidaat die op dat formulier staat, is degene die de functie zal gaan bekleden.
  2. Tegen de loting is geen bezwaar mogelijk.

4 Taken leden Ouderraad

4.1 Dagelijks bestuur

  1. Is gezamenlijk belast met:
    De zorg voor de voortgang van de activiteiten van de OR door:
      - bijhouden van de post
      - communicatie met de commissies, op de hoogte blijven van hetgeen in de diverse Commissies gebeurt.
      - contact houden met de groepsouders
      - contact houden met de MR
      - contact houden met de schoolleiding
      - toezien op het uitvoeren van besluiten van de OR.
  2. Voorbereidingen treffen voor de vergaderingen van de OR, waaronder het opstellen van de agenda en de uitnodiging (secretaris en voorzitter) en het verzamelen van de diverse signalen (secretaris)
  3. De zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de OR (secretaris)
  4. De leiding van de vergadering (voorzitter)
  5. De zorg voor de financiën van de OR (penningmeester)
      - regelen van inkomsten en uitgaven
      - bijhouden van een kasboek
      - opstellen financieel verslag en een voorstel begroting voor het komende jaar
      - bijeenroepen van de kascontrole
        (twee ouders, steeds voor twee jaar. Gegadigden worden opgeroepen via de nieuwsbrief).

4.2 Taken overige leden

  1. Trekker van een commissie.
  2. Verantwoordelijk voor terugkoppeling van de activiteiten van betreffende commissie in de OR (financiën, tussentijdse verslagen, evaluatie).

5 Signaleren

Aan doelstelling B, het functioneren als platform voor bespreking van praktische zaken die de leerlingen aangaan, wordt als volgt vormgegeven:

(Groeps)ouders wordt gevraagd signalen op te vangen en door te spelen aan de OR. De secretaris van de OR inventariseert deze signalen en brengt deze in in de vergadering. Per ingebracht signaal wordt vastgelegd in de notulen aan wie dit signaal is doorgegeven. Doorgever van signalen, noch de OR is verantwoordelijk voor, of heeft een waardeoordeel over de signalen.

6 Middelen

De volgende middelen staan de OR ter beschikking:

  • de vrijwillige medewerking van enthousiaste ouders;
  • de ouderbijdragen;
  • schenkingen en andere toevallige baten;
  • sponsorgelden en gesponsorde artikelen.

6.1 Vergadering

  1. De OR vergadert zo vaak als nodig, in de praktijk ongeveer één keer per zes weken.
  2. Bij aanvang van het schooljaar wordt een vergaderschema opgesteld.
  3. De agenda van de vergadering wordt per mail verstuurd. Het verslag wordt zo snel mogelijk na de vergadering via de mail in concept verspreid aan de OR leden. Na vaststelling in de vergadering wordt het verslag gepubliceerd op de website van De Trinoom en verzonden aan team en MR.

7 Openbaarheid van vergadering en stukken

  1. De vergaderingen van de OR vinden plaats in de school en zijn openbaar (ivm koffie, thee, ruimte graag aanmelden).
  2. De OR pagina op de website van De Trinoom blijft het belangrijkste communicatiemiddel, evenals de emailadressen:
      - Voorzitter: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
      - Penningmeester: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
      - Secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  3. Ouders worden regelmatig via de nieuwsbrief geattendeerd op het bestaan van deze mailadressen voor vragen, suggesties, signalen e.d.
  4. De financiële goedkeuring van het activiteitenplan voor het voorbije schooljaar vindt plaats in het nieuwe schooljaar, tijdens de eerste of tweede vergadering van de OR (september/oktober). Tevens wordt dan de begroting voor het nieuwe schooljaar vastgesteld. Voorafgaand aan deze vergadering worden de financiële stukken van het afgelopen schooljaar gepubliceerd op de website van De Trinoom, samen met de bevindingen van de kascontrole en de begroting voor het lopende schooljaar. Vragen kunnen per mail of persoonlijk aan de penningmeester worden gesteld. Eventuele vragen worden tijdens de vergadering beantwoord.

8 Groepsouders

De groepsouder fungeert als ‘maatje’ van de leerkracht

  1. Groepsouders vallen organisatorisch onder de verantwoordelijkheid van de OR.
  2. Groepsouders maken geen deel uit van de OR. Een ouder mag er uiteraard altijd voor kiezen beide activiteiten op zich te nemen.
  3. De groepsouders assisteren op verzoek van de leerkracht bij activiteiten in de groep.
  4. De groepsouders zijn de ogen en oren van de OR.
  5. Groepsouders worden per mail op de hoogte gebracht van de activiteiten van de OR.
  6. Aan groepsouders wordt voorafgaand aan de OR vergadering door de secretaris per mail gevraagd of zij nog signalen hebben opgevangen, of anderszins “punten“ willen inbrengen.
  7. De taken van een groepsouder en de relatie/communicatie met de OR worden bij voldoende animo mondeling toegelicht tijdens een speciaal daarvoor door het DB belegde bijeenkomst aan het begin van het schooljaar.
  8. Een uitgebreide taakomschrijving is te vinden op de website van De Trinoom.

8.1 Werving groepsouders

De oproep voor groepsouders vindt via de nieuwsbrief plaats. Wanneer er meerdere kandidaten zijn, wordt geloot (zie 3.3).

9 Commissies

  1. Voor elke te organiseren activiteit wordt een commissie in het leven geroepen.
  2. Deze commissie bestaat uit ouders en leerkrachten.
  3. Aan het begin van het schooljaar wordt door de staf/directie (na overleg met de OR) vastgesteld welke activiteiten er in het komend schooljaar worden georganiseerd en welke leerkrachten voor hoeveel uur bij de betreffende organisatie betrokken worden.
  4. Via de nieuwsbrief worden ouders gevraagd zich aan te melden voor commissies.
  5. Voor elke commissie wordt een kartrekker namens de ouders en een kartrekker namens de leerkrachten aangewezen.

9.1 Rolverdeling

Rol van de afvaardiging van het team:

  1. De kartrekker vanuit de leerkrachten neemt in overleg met de kartrekker vanuit de ouders het initiatief voor de eerste bijeenkomst van een commissie.
  2. De leerkracht fungeert als schakel tussen het team en de commissie, brengt verslag uit aan het team, legt plannen voor aan het team en vraagt om medewerking.
  3. De leerkracht checkt het plan van de commissie op pedagogische en organisatorische aspecten en legt het plan voor aan de Bedrijfshulpverlener (veiligheidsaspecten).
  4. De leerkracht is verantwoordelijk voor het proces binnen de commissie (zoals verslag en draaiboek).

Rol van de Ouders/verzorgers:

  1. De kartrekker vanuit de ouders neemt in overleg met de kartrekker vanuit de leerkrachten het initiatief voor de eerste bijeenkomst van een commissie.
  2. De ouder fungeert als schakel tussen de commissie en de OR, brengt verslag uit aan de OR en zorgt voor voldoende medewerking.
  3. De ouder gaat (via de groepsouders) actief op zoek naar hulpouders om een activiteit te doen slagen.
  4. De ouder checkt het plan van de commissie op organisatorische en financiële aspecten.
  5. De kartrekker vanuit de ouders is verantwoordelijk voor de begroting en het financiële verslag van de activiteit.
  6. De commissieleden zijn per definitie zelf aanwezig tijdens de door hen georganiseerde activiteit.

9.2 Verantwoordelijkheden Ouderraad en team

  1. Activiteiten vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de school.
  2. De financiële verantwoordelijkheid over de activiteiten ligt bij de OR.
  3. In uiterste gevallen heeft de directeur vetorecht.

9.3 Kartrekkers

Kartrekker is lid van de OR voor arbeidsintensieve commissies of grotere evenementen zoals: Sint, Kerst, carnaval, Pasen, sportdag/schoolreisje, kinderboekenweek, sponsorcommissie, avondvierdaagse en commissie maatschappelijke betrokkenheid.

Kartrekker is niet per definitie lid van de OR voor de overige commissies zoals: Veiligheid, fotocommissie, dieetcommissie, schoolfoto’s, sportactiviteiten. Deze kartrekkers rapporteren aan de secretaris.

9.4 Communicatie Commissies en Ouderraad

  1. Commissies waarvan de kartrekker lid is van de OR worden automatisch besproken in de OR.
  2. De overige commissies worden vertegenwoordigd in de vergadering door de Coördinator Commissies. Deze kartrekkers kunnen zichzelf in overleg met deze coördinator uitnodigen voor een vergadering als zij iets willen bespreken mbt de commissie.

9.5 Communicatie commissies en groepsouders

De commissies bepalen wat zij aan de groepsouders vragen (hoeveelheid hulp e.d.). Deze vragen worden per mail en via de leerkrachten gecommuniceerd.

9.6 Bijzondere bepalingen mbt schoolreisje

  1. Voor elke klas kan een groepsouder zonder loting mee als begeleider van een schoolreisje.
  2. De eventuele duo groepsouder kan desgewenst meeloten met andere ouders.
  3. Eveneens kan 50% van de leden van de OR mee zonder loten.
  4. Tijdens een OR vergadering wordt eventueel “geloot” om welke ouders dat gaat.

10 Relatie Ouderraad en medezeggenschapsraad

Een lid van het DB woont de vergadering van de MR bij. Per jaar wordt vastgesteld welk DB lid dit op zich neemt.

11 Onkosten

De leden van de OR, groepsouders en leden van commissies kunnen de volgende gemaakte onkosten declareren bij de OR:

  • benzine-, parkeer- en telefoonkosten voor de uitvoering van activiteiten.
  • printer-, papier- en telefoonkosten tot een per schooljaar vast te stellen maximum bedrag.

12 Slotbepalingen

  1. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na goedkeuring door de OR.
  2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de OR.
  3. Tot wijziging van het reglement kan worden overgegaan in een vergadering van de OR.
  4. In geval van geschillen over de uitleg en de toepassing van dit reglement beslist het bevoegd gezag, nadat zij de partijen gehoord heeft.


* Uitzondering: wanneer zich voor de betreffende functie, ook na herhaalde oproep, niemand meldt, is opnieuw verkiesbaar stellen een optie.